Administração do Tempo

Marcos Eduardo Soares
Valdir Thomaz Cabral

Monografia apresentada no curso de Organização, Sistemas e Métodos das Faculdades Integradas Campos Salles, sob orientação do Professor Mauro M. Laruccia

(Disponível na rede desde novembro de 2000) 


Introdução

O estudo de movimentos e de tempos é definido como o estudo sistemático dos sistemas de trabalho com o objetivo de projetar o melhor método de trabalho, geralmente o de menor custo, padronizar este método e determinar o tempo gasto por uma pessoa qualificada e devidamente treinada, trabalhando em um ritmo normal, para executar uma operação específica.

As primeiras aplicações do estudo de tempos datam do final do século passado, com as contribuições de Taylor para determinação do tempo necessário ao desempenho dos vários tipos de trabalho e a maneira correta de realizá-los. Anos mais tarde, Taylor condensava seu trabalho em um livro denominado Princípios de Administração Científica onde argumenta através dos seus três princípios, a racionalização dos trabalhos realizados em uma unidade industrial.

O primeiro princípio básico da Administração Científica mostrava que o desconhecimento por parte da administração do processo produtivo é a raiz dos problemas de controle. Sua proposta é fazer uma análise científica do trabalho através do estudo dos movimentos elementares de cada operário, identificando os úteis e eliminando os inúteis para aumentar a produtividade. Além disso, eliminava a iniciativa dos operários na escolha do melhor método, e os administradores passavam a definir e impor o método com o respectivo tempo padrão.

O segundo princípio mostrava que se o trabalho for estudado, analisado e simplificado, ou seja dominado, pela administração, o operário adequado pode ser escolhido mais facilmente. Não haveria necessidade de homens excepcionais, apenas requerendo treinamento e habilidades específicas.

No terceiro princípio, Taylor mostrava que o planejamento e o controle do trabalho executado são funções da gerência e não mais do contramestre. A gerência deve, por sua vez, apoiar-se em especialistas, organizar departamentos específicos para esse fim, utilizando, como elemento central da programação da produção as ordens de produção ou ordens de fabricação.

Nos dias de hoje, com o evento da Globalização da Economia Mundial, com a crescente utilização da internet e do e-commerce, cada vez mais as pessoas reclamam não ter mais tempo, não conseguir fazer metade das coisas que gostaria e postergam coisas que desejariam realizar em detrimento a ações e solicitações de terceiros, dos chefes, das organizações e dos ambientes com os quais essas pessoas se relacionam.

A velocidade das mudanças deixam algumas pessoas espantadas e acabam correndo riscos de entrar na postergação de ações e também em ficar "assistindo o que está acontecendo" para ver "como vai ficar", inativos ou no máximo reativos como pessoas.

Essa realidade identificada por grupos de estudos coincide também com o pensamento de Thomas Huxley: Talvez o resultado mais valioso de toda educação, seja a capacidade de forçar você mesmo a fazer o que precisa ser feito e quando deve ser feito, quer goste ou não; é a primeira lição que deve ser aprendida, e por mais cedo que comece o treinamento de um homem, é provável que esta seja a ultima lição que venha aprender plenamente.

Não obstante a Huxley, Mr Updegraft ressalta os negócios inacabados, os sonhos abandonados. O Brasil, conhecido país de empreendedores e de pessoas versáteis vive também esse problema de ter negócios e sonhos de pessoas e empresas iniciados e não acabados, iniciativas sepultadas por motivos diversos que entre eles ressalta-se também a má Administração do Tempo.

Projetos iniciados sem planejamento e também inatividade, despreparo e falta de orientação fazem valer o conhecimento de Robert Updegraf: O mundo encontra-se juncado de negócios inacabados sob a forma de projetos que talvez pudessem ser bem sucedidos, se em determinado momento a paciência de alguém houvesse se transformado em impaciência ATIVA.

O desejo de obter e realizar é inerente do ser humano. Maslow em sua hierarquia das necessidades mostra realmente isso quando sugere a pirâmide das necessidades. O ser humano tem necessidades e desejos que nem sempre refletem a nossa realidade e de certa forma pode "vendar os olhos do empreendedor" e sem o devido planejamento o desejo passa a ser um pesadelo sem que o empreendedor possa realizar esse desejo.

Outrossim, pessoas têm idéias e essas idéias passam a fazer parte de um projeto que precisa de mão de obra, mão na massa e também realizadores. Idealizar projetos é importante, planejá-los é fundamental mas a figura do realizador do sonho, quem faz acontecer é que diferencia do projeto que vai à frente do que se perde ou fica engavetado.

Esse pensamento fica claro também na declaração de Alexander Woolcott abaixo enfatizando a pró-atividade como fator de realização. Muitos de nós passam metade do tempo desejando coisas que poderiam obter se não passassem metade do tempo desejando.

Teorias a respeito das realizações são diversas e também subjetivas, porém uma delas é rica e clara, no comparativo entre a Eficiência e a Eficácia.

Nos tempos de ISO 9000, QS 9000, ISO 14000, entre outros mil, procedimentos e regras mundiais tratam de padronizar processos a fim de facilitar a própria globalização na visão de qualidade total e também da competitividade mundial.

Esses modelos pregam padrões de execução e também maneiras e modos de fazer, procedimentos, instruções e fica a dicotomia entre o fazer o que está escrito produzindo ou não resultado (eficiência) ou então prodizir o resultado fazendo ou não o que está escrito (eficácia).

Dessa maneira, um pouco de cada seria o desejado, aperfeiçoando os procedimentos sempre que eles não atingirem resultados.

Na visão de Peter Drucker, autor que dispensa apresentações, vemos abaixo que os resultados podem suplantar os procedimentos. É mais importante fazer a coisa certa do que fazer certo as coisas.

Assim realizar é um mérito e também um objetivo da boa Administração do Tempo. Quanto tempo temos para realizar os nossos objetivos?

Como poderemos chegar às nossas metas com firmeza e realizar ao menos parte de nossos sonhos?

Essas perguntas são "dolorosas" quando feitas para si mesmo, sem que exista ao menos um esclarecimento ou uma perspectiva melhor do que seria o tempo como fator de sucesso, como recurso altamente perecível mas também como combustível para o Administrador de seu próprio tempo e de seu próprio destino. Se você errou, parabenize-se por ter tentado fazer. Aprenda com o erro e não erre do mesmo jeito novamente.

Assim, o pensamento de Marcos Lemos citado abaixo enfatiza a necessidade de confiar e levar até o fim os sonhos e realizações de empreendedores. O acerto e o erro são recompensas de quem realiza, derivando a crítica de quem, na maioria das vezes se limita a assistir.

É preciso ter força

é preciso ter raça

é preciso ter gana

Sempre

Milton Nascimento

Para tanto temos de ter força e consciência para mudar o nosso comportamento, conforme sugere o texto abaixo:

O mau uso do tempo raramente envolve um fator isolado; normalmente integra um padrão de comportamento enraizado e, a fim de mudá-lo, precisamos com freqüência nos atracar com hábitos que vem sendo desenvolvidos a muitos anos.

Existem duas maneiras de se mudar padrões de comportamento, ambas implicam em mudança de cultura, demandando um cuidado de não ser imposta por ninguém, e sim colocada como necessidade do próprio indivíduo, partindo pelo lado da conscientização.

# forçar a si mesmo a prática do padrão de comportamento ir se adaptando até que o comportamento desejado se torne inerente, ou seja, estejamos acostumados a prática do comportamento correto escolhido, fazendo assim parte da própria cultura com medidas normalmente duras e de impacto pessoal, demandando coragem. Sistema de autopunição ou punição interna.

# "modelagem" gradual do comportamento através de um sistema de recompensas, a cada mudança obtida, o fato é comemorado como a uma conquista e o sistema de auto recompensa poderá ser aplicado, ou a recompensa externa se for o caso.

Pode-se utilizar como técnica de modificação do comportamento um mapeamento cuidadoso dos hábitos, ou talvez com uma curva logarítmica dos hábitos específicos que desejasse mudar ou extinguir, de forma a poder avaliar o seu progresso com precisão, ou talvez desejasse tentar técnicas de aversão, onde atitudes indesejáveis suscitam associações desagradáveis.

Imagine, por exemplo, um subordinado que por ser relapso, apesar de leal, esquece-se de executar uma determinada tarefa de suma importância delegada por seu superior.Se esta importante tarefa tiver sido delegada ao superior também devido a sua importância, esta atitude poderá abalar a relação de confiança entre superior e subordinado, dando até margem a uma associação de boicote, problema pessoal ou má intenção para com o superior, sendo que na verdade o problema pode ter sido de:

Falta de atenção no trabalho, Falta de organização, Excesso de tarefas, Irresponsabilidade etc, porém, todos relacionados com a má administração do tempo

Administração do Tempo 

A palavra tempo de acordo com o dicionário Aurélio significa "A sucessão dos anos, dos dias, das horas, etc..., que envolve para o homem a noção de presente passado e futuro!"

Para que serve o Tempo?

Fotografia

112 anos

Telefone

56 anos

Rádio

35 anos

Radar

15 anos

Televisão

12 anos

Transistor

5 anos

Circuito Integrado

3 anos

AT286

1 ano

Do 486 ao Pentium

1 mês

Quanto tempo eu tenho ?

Quanto tempo ainda vou demorar para mudar ?

A COMUNICAÇÃO

Um assunto para se discutir ainda bastante e reforçar a cada a dia a sua importância na vida como um todo, em todos os ambientes.

Como aprendido no fluxo da comunicação, destacamos o emissor, o receptor, um canal e um código, formando a mensagem e depois disso o feed back.

Nos permitimos então entender a estrutura da comunicação, mas não é suficiente. É preciso ir mais afundo para descobrir mais alguns segredos da comunicação.

Comunicação Verbal &endash; A fala propriamente dita. O segredo são os detalhes do tom da voz e suas variações dentro da mensagem, reforçando e até mudando o sentido das palavras.

Comunicação não verbal- Os gestos, postura, olhares podem dar sentido a palavras e frases ditas, conforme for a interpretação desta comunicação.

Interessante também é saber que saber ouvir é tão ou mais importante que saber falar.

Uma causa comum de desperdício de tempo é a ausência de uma comunicação adequada, direta e clara entre as pessoas.

As Categorias de Utilização do Tempo

 

 Importante e Urgente

 Importante não Urgente

Produção comprometida.

Tarefas delegas ao superior

Comprometer os resultados da empresa

 

 

Tarefas direcionadas as metas pessoais

Projetos Novos

Melhorias no Processo

Pesquisas

Cursos de aperfeiçoamento

Urgente não Importante

Tarefas Complementares

Ajuda a colegas

Relatórios diversos

Opnião pessoal sobre assuntos

Reuniões

 

Material para leitura

Arquivos

Bate papo

Existem duas maneiras de se estabelecer prioridades: de acordo com a urgência ou de acordo com a importância.

A maioria das pessoas a estabelece de acordo com a urgência, razão pela qual passam tanto tempo dominando o entusiasmo e não conseguindo nunca começar um projeto sem que o prazo já esteja as encarando de frente.Ao se estabelecer prazos conforme a urgência, haverá provavelmente três categorias:

01-Precisa ser feito hoje

02-Deveria ser feito hoje

03-Deveria ser feito algum dia, quando puder eu faço.

Suponhamos que você esteja pronto para preencher sua declaração de imposto de renda, utilizando este sistema a dois meses e meio do prazo final. Obviamente a tarefa não se incluiria na primeira categoria, porque você ainda tem pela frente dois meses e meio antes de expirar o prazo. Poderia ser incluída na segunda categoria mas provavelmente não será, pois não há urgência. Muitas vezes irá para a terceira categoria e você não dará a partida até que o prazo esteja bem próximo. Nesse ponto já será difícil encontrar ajuda especializada e você será incapaz de fazer um trabalho cuidadoso como gostaria. Então reclama mentalmente de si mesmo e promete começar mais cedo no próximo ano. Mas não irá porque no ano que vem aplicará o mesmo raciocínio.

Talvez seja mais preciso determinar as prioridades com base na importância e na urgência, atribuindo-se um valor maior à importância para que se enfatize de maneira institucional o cumprimento dos objetivos, sem desprezar as urgências e pequenas ações de curto prazo, que muitas vezes são rápidas e não demandam tanto tempo. Isso implica em pegar a sua lista e examinar cada item à luz da pergunta:

"Esta tarefa contribui na verdade para a conquista das metas da minha vida ou de meus objetivos a curto prazo?"

Em caso afirmativo marque este item. Depois numere os itens marcados na ordem em que gostaria de realiza-los, levando em conta dois fatores: A Urgência e a relação tempo/benefício.

A relação tempo/benefício é simplesmente uma forma de reconhecer que, apesar de uma certa tarefa poder ser menos importante que outra e carecer de urgência, pode haver uma boa razão para executa-la primeiro se o tempo envolvido for pequeno e o benefício significativo. É preciso Ter em mente o objetivo de vida, a Missão que você escolheu cumprir em sua vida e qual a importância da tarefa a esse objetivo.

Outra exceção à regra geral de se fazer coisas mais importantes primeiro é o procedimento discutido no Princípio de Pareto. Ao invés de começar o seu dia pela coisa mais importante da sua lista, talvez seja melhor programar um período de tempo ininterrupto durante o dia para trabalhar sobre ela.

Importante saber que ao final de cada dia teremos que ter bem claro o que realizamos durante o dia e que o saldo de tarefas não realizadas terá prioridade no dia seguinte, acumulando tarefas não realizadas e evitando o esquecimento. Uma sugestão interessante é não fechar o expediente sem antes planejar o dia seguinte.

Como definir Prioridades

As suas atividades podem ser subdivididas em cinco categorias, porém sugerimos relacionarmos a Importância à Urgência dessas atividades ao seu objetivo principal como segue:

- Importante e Urgente;

- Importante mas não Urgente;

- Urgente mas não importante;

- Trabalho Diligente

- Tempo Perdido.

Importante e Urgente.

São as tarefas que precisam ser feitas imediatamente ou em um futuro próximo. Exemplos: Rebentou a junta de vedação de sua máquina. As contrações já são de três em três minutos. Aproxima-se o prazo e você ainda não terminou a sua declaração de imposta de renda.

Devido à urgência e ao grau de importância, estão na frente de quaisquer outras tarefas e um adiamento, mesmo sendo um fator que conte, não é mais possível. Não é por aqui que encontramos nossos problemas de administração de tempo, mas é neste caminho que nos enveredamos para um túnel sem fim, distante da meta que traçamos como nosso objetivo.

Importante mas não Urgente

Atenção para esta categoria, pois ela separa as pessoas eficientes das ineficientes.

A maioria das coisas realmente importantes da nossa vida não são urgentes.

É possível realizá-las agora ou mais tarde. Em muitos casos podem ser adiadas indefinidamente e na maioria deles são. Estas são as coisas que nunca chegamos a começar, exemplos:

Aquele curso especial que você desejava fazer para seu aperfeiçoamento profissional; aquele projeto novo que gostaria de submeter ao chefe após ter encontrado tempo para uma verificação preliminar; o artigo que vem pretendendo escrever; a dieta que pretendia começar "na segunda-feira"; os exames médicos que vem desejando fazer a três anos; etc...

Todas estas tarefas tem alguma coisa em comum a despeito de sua importância, pois dizem respeito a sua saúde, prosperidade e bem estar de sua família serão adiadas indefinidamente a menos que você tome alguma atitude a iniciativa de fazê-las. Se suas atividades estão ligadas a prioridades alheias ou a um sistema imposto de prazos que torna as coisas urgentes, você nunca irá se mobilizar por suas próprias prioridades.

Lembre-se de seus próprios objetivos a curto, médio e longo prazos.

Urgente mas não Importante

Nesta categoria estão as coisas que reclamam ações imediatas, mas atribuiremos uma prioridade inferior se as examinarmos com objetividade.

Por exemplo: sua mesa está uma bagunça se estivesse organizada seria melhor para o seu desempenho e produtividade, criar um arquivo, eliminar papéis é urgente, mas essa tarefa se não realizada não o impedirá o trabalho e então você a deixa de lado até ter um tempinho para ela. Talvez alguém esteja a sua frente e espera uma resposta sobre a realização de uma tarefa e você aceita pois não consegue encontrar um meio elegante de recusar o convite. Assim essas tarefas por possuírem prazos limitados realizam-se e as da categoria número 02 são postas em banho Maria.É importante estar atento ao priorizar pela urgência, esquecendo as prioridades maiores e importantes.É preciso estar atento às realizações do dia a dia que levarão ao objetivo principal que você traçou.

Trabalho Diligente

Certas tarefas possuem valor marginal, não são nem urgentes e nem importantes. Com freqüência nós as realizamos antes mesmo de outras tarefas mais importantes, também pelo hábito de protelar, nos proporcionando sensação de atividade e realização, enquanto nos fornecem uma desculpa para adiar por mãos à obra nas tarefas da categoria 02 que produzem um benefício muito maior, sendo difícil a classificação apesar de muito importante. Deve-se levar em consideração os objetivos para classificar quanto à importância e a Visão sistêmica da empresa para definir quanto à urgência.

Por exemplo; imagine que você foi trabalhar sábado e, ao chegar em seu local de trabalho você resolveu dar uma arrumadinha na bagunça de 30 dias acumuladas, antes de iniciar a tarefa a que você se propôs a fazer neste dia. Você correrá o risco de não realizar a tarefa mais importante por desviar-se para uma menos importante e talvez um pouco mais urgente, ou então, cansar-se o bastante para perder parte da motivação que você tinha ao chegar na empresa. Sentirá então um desapontamento enorme ao sair por deixar seu local de trabalho sem terminar a tarefa a que se propôs fazer.

Trabalhando em tarefas de prioridade inferior, enganamo-nos para adiar tarefas de maior importância às quais nos propusemos a cumprir. Se o seu tempo esta sendo desviado por minúcias, lembre-se que seus hábitos podem ser mudados por outros mais saudáveis e proveitosos, melhorando o seu dia a dia e seu desempenho no trabalho.

Tempo Perdido

Uma definição subjetiva.

Não tenha receio de descartar, jogar no lixo coisas que tomam o seu tempo, ou então reservar um tempo finito durante o dia para elas, mas certamente o que não encontra-se classificado nas 4 categorias acima não merece um destino melhor que o seu cesto de lixo.

As pessoas que lutam com fúria para assumir o controle do próprio tempo, com freqüência procuram, inutilmente, coisas inclusas nesta categoria sobre as quais possam jogar a culpa de sua ineficiência. Portanto o que fica claro é que o problema maior está sobre as definições de prioridades sem o claro entendimento dos conceitos básicos contidos neste treinamento.

Como administrar

As pessoas que recebem seus salários por hora são eventualmente mais conscientes quanto ao valor do tempo em dinheiro, como por exemplo funcionários horistas, assistência técnica, psicólogos, etc... todos esses profissionais reservam seu tempo e cuidam muito bem dele, pois ele é uma riqueza e garante no uso de seus conhecimentos e habilidades, a sua subsistência e da sua família.

O grande segredo neste caso é ter sempre diante das ações Administrativas e de tudo que necessite de seu tempo, o princípio e o cuidado de não desperdiçá-lo, com a consciência de que o tempo é além de precioso altamente perecível e não saberemos o quanto temos em nosso "estoque", porém, ele não nos deve ser escasso. Existe uma maneira de calcular o quanto vale o seu tempo por hora.

- Média de trabalho horas/ano - 2000 horas/ano

- Soma de 12 salários -_____ reais/ano

- Divida o seu ganho anual pela média de horas trabalhadas no ano e saberá quanto vale a sua hora, seguindo o raciocínio, a cada hora desperdiçada você joga fora este montante. O pensamento de que ao trabalhar o mínimo possível dentro de uma jornada fixa estaremos ganhando mais é falso, pois assim deixamos de utilizar o nosso tempo e conhecimento em prol de realizações para usá-lo muitas vezes até com maior intensidade para burlar um sistema ou supostamente ludibriar algum chefe, mas é mera ilusão, pois trabalha-se mais para fazer coisas erradas e depois para que não sejam descobertas precisarão de mais e mais trabalho.

Assim cresce o lado marginal da inteligência e prejudica fortemente o ambiente de trabalho, impedindo o crescimento e desenvolvimento pessoal e profissional causando falta de comprometimento com a empresa.

Isso não que dizer que devemos abrir mão de bate papos, intervalos para cafezinhos ou até aquela arejada em momentos de forte stress ou tensão. Devemos respeitar a nossa condição de ser humano, limitado e que se cansa, perde energia e precisa recompor-se.

Devemos sim maximizar a utilização e a produtividade de nosso tempo em prol de nosso próprio benefício, lembrando que trabalhar com alegria e saber como se motivar para obter melhores resultados é um segredo que para nós se reverte em benefício.

Tempo para que?

Entendendo as técnicas e experiências até aqui citadas como bons hábitos a serem adquiridos e praticados, poderemos enfim economizar tempo, trabalhando mais tranqüilamente e nosso trabalho rendendo muito mais. Mas para que tanto tempo assim?

Em nosso estudo são citadas pesquisas realizadas em escritórios nos mais variados setores, onde foi encontrada uma média de 2 horas por dia que eram mal administradas ou desperdiçadas aleatoriamente. A somatória indicadora deste provável desperdício indica o quanto poderemos produzir mais e melhor administrando melhor o nosso tempo.

Portanto, para podermos ao menos diminuir este desperdício teremos muito trabalho e precisaremos de muita organização e boa vontade, já que é utopia pensar em eliminá-lo de vez. Poderemos então iniciar transformando este tempo perdido em tempo útil a nosso favor, em um impulso a mais na direção de nossas metas e objetivos, em oportunidade para colocar os compromissos sociais em dia, qualquer atividade que descaracterize o desperdício, nos deixando mais próximo de nossa meta.

CONCLUSÃO

Para a maioria de nós, é importante aprender que um comportamento seguido de alguma coisa agradável tende a ser reforçado e tem maiores possibilidades de acontecer novamente.

É possível conseguir este reforço de outros, mas você pode também reforçar o próprio comportamento dando a si mesmo algum tipo de recompensa simbólica pela realização (no início ou pela persistência) de uma tarefa maçante.

Deter-se num item prioritário ao invés de desviar a atenção a um trabalho secundário; iniciar uma tarefa desagradável.

Recuar uma solicitação importante mas que implique grande consumo de tempo.

A relação EU/COMIGO precisa de verdade e de afago, pois a verdadeira felicidade é um caminho e não deve ser pretendida a partir de alguma conquista ou depois de passar uma crise ou dificuldade. A verdadeira felicidade está dentro da crise e é tangível.

A recompensa pode ser algo trivial contanto que possua uma conotação agradável. Pode ser alguma coisa tangível: um chiclete, um copo d'água, um lanche. Poderia dar a si mesmo a permissão para fazer alguma coisa: desfrutar de um intervalo, sair um pouco mais cedo do trabalho ou comprar um par de sapatos se for o caso. Também funciona o método de dar em si mesmo, mentalmente, um tampinha nas costas toda vez que der um passivo na direção certa, reconhecendo os méritos do próprio trabalho.

Duas questões para se ter em mente:

Em primeiro lugar a autopunição por ter dado uma mancada não é nem de perto tão eficaz quanto recompensar a si mesmo pelo sucesso, porque o reforço positivo é de longe a maneira mais eficaz de mudar o comportamento;

Em segundo lugar é preciso recompensar-se por cada pequeno sucesso, não apenas por grandes realizações. Se começar a trabalhar no seu imposto de renda e logo ficar cansado e desistir, não finalizando a tarefa, não se puna pela falha, ao contrário, recompense-se por ter iniciado a tarefa e estabeleça (invente) outra recompensa para quando voltar a esta tarefa.

Bibliografia

Bliss. Edwin C. Como Conseguir que as Coisas Sejam Feitas. São Paulo: Editora Record,

Carnegie, Dayle. Como Fazer Amigos e Influenciar Pessoas.

Covey, Steven. First Things First.

Covey, Steven. Os Sete Hábitos das Pessoas Eficientes.

Humble, John W. Como Melhorar os Resultados das Empresas. EDEB Editora Desenvolvimento de Executivos do Brasil

Osada, Takashi. House Keeping. IMAM